От бумажной рутины к экобудущему: в METRO сохранили 1,3 тонны бумаги

Для METRO инициативы в рамках устойчивого развития - часть глобальной бизнес-стратегии и один из приоритетов внутри компании. Проекты разбиты на 5 ключевых фокусов: поддержка малого и среднего бизнеса; качественные продукты; ресурсоэффективные ТЦ, офисы и логистика; сокращение отходов; достойная работа. В этом материале малая часть того, как METRO удается реализовывать кейсы в поддержку сокращения негативного влияния на экологию.

Кейс: Оптимизация предоставления сертификатов соответствия товаров

Проблема: Ранее все сертификаты, декларации, свидетельства о государственной регистрации товара (содержат информацию о его происхождении, рецептуре, подтверждают, что товар прошел экспертизу, безопасен для употребления и его качество соответствует техническим регламентам и ГОСТам)  поставлялись клиентам вместе с товарами в бумажном виде - это обязательное условия для поставки. Во время приемки товара специалист METRO проверял их и считал товар, а затем вручную вносил данные в систему, загружал копии бумаг и относил документы в архив. При этом такая работа делалась дважды: на складе, при отправке товара, и затем еще раз в торговых центрах.

Когда B2B-клиент приходил за заказом на пункт самовывоза, или товар передавался в доставку, сотруднику ТЦ необходимо было искать сопроводительные документы, печатать копии и т.д., на что затрачивалось большое количество временного ресурса сотрудников и использованной бумаги. Также иногда Росаккредитация могла досрочно отозвать тот или иной сертификат у производителя, а бумажная система не позволяла своевременно отслеживать актуальность документов и была необходимость в печати новых сертификатов.

Решение. Отказались от бумажных сертификатов, внедрив базу электронной сертификации: нужный пакет документов клиенту доступен в электронном виде. С момента запуска проекта, за полгода работы с электронным документооборотом (октябрь 2023 - май 2024 г.г.) удалось сохранить более 1,3 тонн бумаги, что соответствует более 260 000 листам бумаги формата А4 и более 20 сохраненным деревьям.

Сейчас более 94 000 В2В клиентов METRO оптимизировали процесс получения документации. Сертификаты и декларации имеют актуальный статус, а в случае их отзыва, информация обновляется автоматически. На данный момент зафиксировано более 33 000 документов, которые постоянно обновляются. Полный пакет документов клиент получает по ЭДО: с помощью QR-кода и по электронной ссылке, ведущей на сайт Росаккредитации, где пользователи могут посмотреть оригинальный документ.

Помимо сохранения бумаги за счет цифровизации удалось очистить более 300 Гб памяти серверов и сэкономить человеческий ресурс на работу с документооборотом, перераспределив задачи.

METRO стремится к всестороннему разумному потреблению, поэтому также было принято решение сократить каталоги в печатном формате и стать более цифровой компанией в рамках своих предложений при коммуникации с клиентами. Благодаря приложению MSHOP, B2B-клиенты теперь могут ознакомиться не только со всем ассортиментом товаров, но и изучить полноценные каталоги METRO: в том числе, теперь нет необходимости в печати журналов с ассортиментом в зависимости от приближающихся поводов для закупок (Пасха, Новый год) и сезонности.

Также компания отказалась от печати бумажных подарочных сертификатов и карт лояльности. Клиенты могут оформить карту через мобильное приложение, и там же воспользоваться купонами или программой лояльности. Все это позволяет сократить расходы бумаги, пластика и картона.

Например, полный отказ от подарочных бумажных сертификатов и переход на электронные варианты способствовал сокращению отходам от 60 000 подарочных карт. 

Для компании важно не только бороться с проблемами, которые возникают по ходу операционной деятельности, но и изначально принимать меры, оценивая внешние факторы. Так METRO не только сдает бумагу в переработку, но и сокращает их потребление на уровне компании.